¿Te agobia el tener que dedicarle tiempo a planificar tu próximo proyecto? ¿No tienes claro por dónde empezar a montar un plan de acción?

Cuando hablo sobre planificación con emprendedores escucho cosas como estas:

• “Laura, no tengo tiempo para hacer un plan. Voy a empezar y ya sobre la marcha voy improvisando. Lo importante es pasar a la acción.”
• “No se me da bien organizarme y por eso nunca planifico.”
• “¿De verdad necesito planificar cada proyecto que tenga? No sé si realmente merece la pena o si esto es algo de lo que todos hablan pero que realmente nadie hace.”

Si te sientes identificado con esto, déjame decirte que planificar no tiene por qué ser una tarea que te lleve días o semanas. Depende del tipo de proyecto, podrás crear un plan de acción en 2 o 3 horas.

Así que no veas el planificar como algo que te va a hacer perder el tiempo, sino al contrario, míralo como algo que a la larga, te va a ahorrar tiempo.

Cuando estés en la mitad del proyecto, vas a agradecer haber creado un plan, ¡porque ya solo tendrás que seguirlo! Y esto te quita mucho peso de encima. Además, trabajar con estructura y con unos pasos claros a seguir te da mucha paz mental.

Estas son solo algunas ventajas de crear planes de acción para tus proyectos:

• Te permite tener bien organizadas las tareas y saber qué hay que hacer cada semana sin que se te olvide nada.
• Te ayuda a enfocarte en lo que tienes que hacer y evitas distraerte.
• Te permite comprobar si el proyecto está avanzando o no.
• Lleva la comunicación con tu equipo a otro nivel.

Pero antes de ponerte a desglosar tareas, tienes que tener muy claras estas tres cosas:

• Qué objetivos quieres conseguir y por qué.
• Cuál es la fecha de entrega del proyecto (para qué fecha tiene que estar todo listo)
• Cuál es tu presupuesto para ese proyecto

Una vez tienes esto claro, empieza a diseñar el primer borrador del proyecto (mi consejo es que lo hagas en papel y de forma esquemática. Después tendrás tiempo de darle forma)

Y como ya sabes cuál es la fecha para la que el proyecto tiene que estar completado, vas a empezar a trabajar hacia atrás siguiendo estos pasos:

1 – Define hitos o milestones.

Un hito es un símbolo que nos indica que hemos conseguido un logro importante en el proyecto. Principalmente se utiliza para supervisar el avance del proyecto. Un hito está formado por un conjunto de tareas, pero el hito en sí no es una tarea. Por ejemplo, si estás trabajando en tu nueva página web, un hito puede ser “diseño completado”.

2 – Desglosa los hitos en tareas

Define qué tareas necesitas para completar cada uno de esos hitos y para qué fecha tienen que estar completadas. Identifica las tareas principales pues muchas de ellas podrás dividirlas en subtareas.

3 – Presupuesto

Calcula el presupuesto que necesitas para cada hito. Analiza qué sistemas y recursos tienes ya y cuáles necesitas contratar. A lo mejor necesitas contratar algún colaborador para que te ayude con alguna de las tareas o utilizar alguna herramienta que hasta ahora no tenías.

4 – Asigna responsables

¿Quién se va a encargar de completar las tareas? Es importante que asignes un responsable para cada tarea y que esa persona entienda cuál es el resultado a obtener. Recuerda que cada tarea tiene una fecha de vencimiento así que asegúrate de que la persona responsable tendrá tiempo suficiente para completarla.

5 – Mide y analiza posibles riesgos

Decide cómo vas a hacer seguimiento de los avances del proyecto y qué riesgos existen. Piensa qué podría salir mal y cómo vas a solucionarlo. ¡Adelántate a los acontecimientos!

Una vez has completado estos pasos, podrás transferir tu plan a una herramienta de gestión de proyectos (como Trello o Asana) para que te sea más fácil gestionarlo.

¡Importante! Comparte el plan con tu equipo y pídeles su feedback. Es muy importante que se involucre al equipo en la planificación pues al final son ellos los que van a ejecutar las tareas.

Ahora ya conoces los pasos básicos para crear un plan de acción para tu próximo proyecto. Este proceso puedes aplicarlo para planificar cualquier tipo de proyecto: por ejemplo, una página web, la creación de un curso, un lanzamiento.

Para lo único que no recomendaría seguir este proceso es para proyectos innovadores de software, pues en ese caso es mucho más efectivo aplicar metodologías ágiles como Scrum.

¿Cuál va a ser el próximo proyecto que vas a planificar? ¡Déjame un comentario!

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