Estoy segura de que has oído hablar sobre las ventajas de “sistematizar” tu negocio. Pero, ¿qué es realmente sistematizar?
Si pudiera resumirlo en una palabra, te diría que es crear ORDEN.
Y ¿Cómo creamos orden en un negocio digital?
La clave está en trabajar con sistemas y procesos, los cuales podemos replicar una y otra vez para así conseguir los mismos resultados. Cuando documentas estos procesos, estas documentando cómo se deben hacer las cosas en tu negocio. Y esto lo que permite es que tú como dueño del negocio puedas dejar de estar en el medio de todo sin que la empresa se caiga.
Pero es cierto que a veces cometemos errores al intentar sistematizar. Hoy quiero compartirte 3 errores que se suelen cometer para que los conozcas y así puedas evitarlos.
Por cierto, no te frustres si esto de sistematizar te cuesta. No es tan fácil como parece. Si quieres saber más sobre este tema, te invito a leer este artículo: Cómo sistematizar tu negocio para que funcione sin ti
Error #1. No planificar
Crear un pequeño plan te va a servir como hoja de ruta para ir sistematizando tu negocio. Éstas son algunas de las tareas que puedes incluir en tu plan de sistematización:
- Identificar las tareas y procesos recurrentes, esas que haces todos los días o con cierta frecuencia.
- Describir cómo las llevas a cabo y qué resultado se quiere conseguir.
- Identificar quién es la persona adecuada para llevar a cabo esa tarea.
- Crear un documento con los pasos a seguir para completar cada tarea. Este documento lo vas a incluir en tu manual de operaciones (la herramienta donde vas a guardar todos tus procesos)
- Cómo vas a revisar y mejorar tus procesos
- Cómo vas a comunicarle a tu equipo la información sobre los procesos a seguir.
- Cómo les vas a entrenar para que aprendan a utilizar estos sistemas.
- Quién se va a encargar de tener actualizado siempre todos los procesos en el manual de operaciones.
Error #2. Intentar hacer demasiado al mismo tiempo
Muchas veces intentamos incorporar demasiados sistemas, herramientas, y automatizaciones al mismo tiempo. Y a veces lo que pasa es que o son demasiados y no necesitas tantos, o son demasiado sofisticados para el punto en el que te encuentras ahora mismo.
Mi consejo es que empieces con los procesos que llevas a cabo más a menudo en tu negocio. (Si tienes un proceso que haces una vez al año, ¡no empieces por ese!)
Pero sobre todo, fíjate en los procesos que no funcionan del todo o que crean problemas y frustración. Analízalos e identifica dónde están los fallos o las ineficiencias. Una vez hayas mejorado ese proceso, entonces pasa al siguiente.
Error #3. No comunicarle tu estrategia y objetivos a tu equipo.
Sistematizar tu negocio, aunque pueda parecer lo contrario, lo que hace es empoderar a tu equipo.
Piénsalo.
Las personas quieren trabajar en un negocio organizado donde las tareas y procesos estén bien claros, ya que esto les permite hacer un trabajo de excelencia.
Además, al tener documentado cómo se tienen que hacer las tareas, el equipo ya sabe lo que hay que hacer y no necesita supervisión. Así evitas caer en el role del “micro-manager”.
Por eso es importante que mantengas a tu equipo informado de cualquier cambio que hagas en tus procesos de trabajo para así evitar errores y confusión.
Y también infórmales de cuál es la estrategia y objetivos del negocio para que entiendan por qué están haciendo esas tareas. Cuanta más información tengan, mejor serán sus resultados.
¿Qué otros errores has identificado a la hora de sistematizar tu negocio? ¡Déjame un comentario!