¿Sientes que a pesar de haber documentado los procesos de tu negocio hay algunos que no funcionan del todo bien?

En este video aprenderás qué preguntas puedes hacerte para analizar en profundidad tus procesos y descubrir qué está fallando. Además, te cuento cómo puedes introducir cambios para optimizarlos y que todo funcione mucho más eficientemente.

¿Qué es un proceso en un negocio digital?

Un proceso es un conjunto de tareas que debemos ejecutar para lograr un objetivo concreto. Básicamente es el paso a paso a seguir para conseguir un determinado objetivo. El cómo se hacen las cosas en tu negocio.

Cuando mejoras y optimizas tus procesos, naturalmente estás mejorando el funcionamiento de tu negocio.

Por eso es tan importante, no solo documentar los procesos, si no también analizar si lo que estamos documentando realmente está optimizado o si lo podríamos hacer mejor.

¿Cómo puedes mejorar los procesos de tu negocio digital?

Sigue estos sencillos pasos para analizar y mejorar tus procesos:

Paso 1. Identifica los procesos que están dando problemas

Para hacer esto, puedes fijarte en lo siguiente:

• Recibimos quejas de los clientes siempre sobre lo mismo.
• Tardamos mucho en realizar ese proceso, o requiere demasiado trabajo.
• Hay duplicidades, tareas que se repiten.
• El proceso en sí causa errores o pérdidas.
• El proceso retrasa otros procesos.
• Es un proceso estresante para el equipo o para ti mismo

Paso 2. Analiza cómo estás ejecutando ese proceso realmente

• Revisa el documento donde tienes recogido el proceso. Si no lo tienes documentado, hazlo cuanto antes.
• Compara si tal y cómo lo tienes documentado es cómo realmente se está llevando a cabo. Es muy habitual que el proceso esté documentado de una forma pero se está ejecutando de otra.

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Paso 3. Analiza en profundidad el proceso

Puedes hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Es necesario este proceso?
• ¿Cuándo y dónde comienza este proceso? ¿Por qué comienza ahí?
• ¿Quién es responsable de ejecutar este proceso? ¿Por qué esa persona? ¿Hay otra persona que podría ejecutarlo en menos tiempo o con más calidad?
• ¿Cómo estamos ejecutando las tareas del proceso? ¿Por qué lo estamos haciendo así?
• ¿Cuánto cuesta este proceso? ¿Por qué tiene este coste?
• ¿Cuánto tardamos en completarlo? ¿Se podría hacer más rápido?

Estas preguntas te van a ayudar a analizar en profundidad el proceso y a descubrir qué está fallando y por qué.

Paso 4 . Introduce cambios gradualmente

Una vez hayas hecho este análisis, llega el turno de introducir cambios. Estas son algunos cambios que puedes introducir para optimizar tus procesos y conseguir que sean más eficientes:

• Simplificar – A lo mejor es demasiado complicado o no necesita tantos pasos.

• Automatizar – Parte del proceso o el proceso completo. Antes de automatizar (antes de lanzarte a automatizar, asegúrate de que lo has simplificado primero)

• Delegar – Tal vez otra persona puede hacerlo en menos tiempo y con más calidad.

• Organizar – Si tu proceso es caótico, tal vez hay piezas que tienes que mover para organizarlo de una forma más coherente.

Conclusión

Este análisis lo puedes hacer poco a poco, no hace falta que cambies todo radicalmente de una vez.

Como ves, es importante documentar tus procesos pero más aún es saber identificar cuándo algo no está funcionando en el negocio para que podamos cambiarlo lo antes posible.

¿Estás analizando tus procesos o simplemente los documentas? ¡Déjame un comentario!