Si hay algo que NO tenemos los emprendedores digitales es tiempo. Se nos van las horas atendiendo a clientes, alumnos, respondiendo emails, coordinando colaboradores … Y ya sólo es nuestro tiempo lo que tenemos que proteger, sino la energía que empleamos en cada tarea.

Entonces, ¿cómo podemos trabajar eficientemente mientras ahorramos tiempo y energía?

Automatizando tareas.

Automatizar es más fácil de lo que piensas, no creas que necesitas contratar a un programador y pagarle cientos de dólares para que te automatice tu negocio. Hoy en día existen múltiples herramientas en el mercado con las que podemos automatizar tareas en un par de clicks. 

Por eso hoy quiero compartir contigo 3 tareas que deberías automatizar en tu negocio digital desde hoy mismo si quieres ahorrar tiempo y energía (aunque estés comenzando con tu proyecto).

¡Vamos a empezar!

Cómo automatizar la reserva de citas o reuniones de tu negocio digital 

¿Alguna vez te has visto envuelta en una cadena de emails interminable para intentar agendar una reunión? 

  • ¿Podemos reunirnos el jueves a las 11?
  • No, el jueves no puedo. ¿Qué tal el viernes?
  • Imposible, tendrá que ser la semana que viene. ¿Que día te viene bien?
  • Puedo el martes pero por la tarde.
  • El martes sólo puedo por la mañana. Dime si te viene bien.
  • Etc…

Solo de leerlo me pone nerviosa.

Hoy en día NO es necesario malgastar tiempo teniendo este tipo de conversaciones por email. Tanto tú como la persona con la que estás intentando agendar la cita, acabaréis frustrados y perderéis demasiado tiempo.

Automatizar la tarea la reserva de citas o reuniones debe ser algo prioritario para tu negocio online. Y esta automatización no sólo te sirve para agendar reuniones si ofreces servicios tipo consultoría, sino que también la puedes utilizar para agendar una cita con un potencial colaborador o para hablar con tu amiga que vive en Thailandia. La cuestión es ahorrar tiempo y energía.

Las aplicaciones que te presento a continuación te permiten enviar un enlace con tu calendario para que la otra persona pueda hacer una reserva directamente para una fecha y hora que tú has marcado previamente como disponible:

Lo mejor de estas aplicaciones es que tu invitado puede ver tu disponibilidad en su propia zona horaria por lo que no importa si estáis en países diferentes, siempre se hará la reserva en el día y hora que tú has marcado como disponible. (¡mágico!)

Calendario Calendly

Además puedes añadir tu calendario a tu página web e incluso cobrar una tarifa antes de reservar la reunión. Esta funcionalidad te será muy útil si cobras por tus sesiones de ventas.

Acepta pagos a través de Calendly

Cómo automatizar la facturación de tu negocio digital 

Si todavía utilizas una plantilla de Excel o Word para hacer tus facturas, esta automatización es para ti.

Cuando haces tu facturación de forma manual corres el riesgo de cometer errores pero sobre todo es un proceso que te hace perder mucho tiempo.

Yo misma trabajé un tiempo para un cliente que tenía una plantilla en Word y la utilizaba para crear nuevas facturas. Este procedimiento era ineficiente ya no sólo porque había que calcular la cantidad a pagar de forma manual, sino porque también teníamos que ir cambiando el número de factura cada vez que emitíamos una nueva… Aquello era un caos.

Tal vez ahora pienses: “Bueno, yo sólo tardo 5 minutos en hacer una factura. Realmente necesito aprender a utilizar OTRA herramienta?”

Si lo miras día por día tal vez no te lleve tanto tiempo, pero si sumas todos esos “5 minutos” verás que al mes es bastante tiempo. Y al año ni te cuento.

¿Por qué no emplear ese tiempo en algo más valioso?

Aquí tienes algunas aplicaciones de facturación que te permitirán crear presupuestos, facturas así como gestionar cobros y pagos.

Resumen ingresos y gastos – Billin

Freshbooks y Billin te permiten aceptar pagos online con tarjeta, de manera que tú puedes crear una factura para tu cliente, enviarle un enlace y cuando la recibe ahí mismo tendrá un botón desde donde podrá pagar con tarjeta. ¡Esta funcionalidad cambió mi negocio! Es muy útil sobre todo si trabajas con personas de diferentes países y la transferencia bancaria no es una opción para ti.

Acepta pagos online con tarjeta – Freshbooks

En Freshbooks además puedes medir tu tiempo desde la propia aplicación y luego generar una factura por ese tiempo con un sólo click. Si cobras por horas, esta funcionalidad es perfecta para ti pues no tendrás que emplear tiempo en contar las horas que le dedicaste a cada tarea y podrás generar una factura en 5 segundos por todas las horas trabajadas.

Time tracking – Freshbooks

¿Vendes productos online y necesitas generar una factura cada vez que efectúa una compra? Entonces prueba Quaderno, es un poco más cara que las anteriores pero es una herramienta muy potente que puedes conectar con tus procesadores de pago para que tu cliente reciba automáticamente una factura por la compra de tu producto.

Cómo automatizar el seguimiento a clientes 

¿Cuántas veces enviamos una propuesta y nunca más volvemos a saber de la persona?

¿O cuántas veces hemos tenido una conversación en la que hemos prometido contactar a la persona de nuevo en el plazo de un mes y se nos ha olvidado?

Para evitarte todos estos quebraderos de cabeza y automatizar el seguimiento a clientes y la gestión de recordatorios existe una herramienta fantástica: Boomerang for Gmail.

La funcionalidad principal de esta herramienta es programar recordatorios. Cuando programas un recordatorio para un email concreto, Boomerang archiva el email y te lo devuelve a tu bandeja de entrada en la fecha y hora que tú le indiques. Así no tienes que preocuparte de apuntarlo en tu agenda, en google calendar o en un post-it. Puedes literalmente olvidarte de que tienes que hacer ese seguimiento porque Boomerang se encargará de recordártelo.

Además puedes añadir una nota para recordar de qué iba el email o sobre qué tema tienes que hacer seguimiento

Boomerang for Gmail

Boomerang también te permite programar emails para que sean enviados más tarde en la fecha y hora que tú elijas. Así no tienes que enviarlos en el momento en el que los has escrito si no quieres.

Y si quieres trabajar enfocada, Boomerang permite pausar tu inbox para no recibir más correos hasta el momento en el que tú decidas.


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¡BONUS! Cómo automatizar la segmentación de compradores de tu negocio digital

Si vendes productos online tarde o temprano tendrás que trabajar con un sistema de email marketing ya que vas a tener que automatizar muchos procesos que funcionan por email (sobre todo las ventas).

Un problema que algunos de mis clientes tienen es que venden sus productos online pero NO tienen localizados en su lista de correo quiénes han sido sus compradores.

Si este es tu caso, no esperes más. Esta es una tarea que debes automatizar lo antes posible. Necesitas saber quiénes son esos compradores (y qué productos han comprado) y utilizar esta información para tus campañas de venta.

Por ejemplo, si vas a lanzar una campaña para promocionar el producto ABC sería una buena idea excluir a los que ya te han comprado ese producto previamente para no enviarles emails de venta de un producto que ya tienen.

La automatización que te recomiendo implementar aquí es aplicar una etiqueta a los suscriptores que han comprado alguno de tus productos.

Para implementar esta automatización es importante que el sistema que utilizas para entregar el producto (por ejemplo Kajabi, Teachable, Thinkific) se integre con tu plataforma de email marketing.

Como puedes ver automatizar tareas te puede ahorrar decenas de horas cada semana, así que ¡no lo dejes pasar! Al principio, te llevará algún tiempo implementar estos sistemas pero una vez que lo tengas hecho, ya no tendrás que preocuparte nunca más y todo funcionará automáticamente mientras tú te encargas de las tareas que realmente aportan valor a tu negocio.

Ahora cuéntame: ¿Tienes alguna de estas automatizaciones ya implementadas en tu negocio? ¿Cuál es tu favorita?

Un abrazo,

Laura.

P.S. Automatizar tareas es uno de los temas que tratamos en mi consultoría procesos y equipo. Haz click aquí para saber en qué consiste