¿Tu bandeja de entrada es un caos y te estresas solo de pensar en abrirla? ¿Se te van las horas respondiendo emails y no sabes cómo recuperar tu tiempo?

Cuando tu negocio digital empieza a crecer, no sólo aumentan las ventas, si no también la cantidad de emails.

Y es que más visibilidad y más ingresos tiene como consecuencia natural más horas de soporte a clientes, alumnos y prospectos.

Y gestionar emails lleva tiempo. Mucho tiempo.

Cuando trabajo con clientes de consultoría en la optimización de procesos de trabajo, una de las principales áreas que trabajamos es la gestión del correo.

Y es que no se trata de tener el correo abierto todo el día e ir respondiendo emails sin ningún orden ni sistema.

Desde mi experiencia, es imprescindible seguir un sistema de trabajo para gestionar nuestro correo eficientemente y evitar que esta tarea nos robe decenas de horas a la semana.

También quiero decirte que si tienes un negocio en crecimiento y puedes permitírtelo, la gestión del email es una de las tareas que te recomiendo delegar lo antes posible.

Hay muy buenos profesionales en atención al cliente ahí fuera que pueden encargarse de tus emails para que así tú puedas dedicar tiempo a actividades que hagan crecer tu negocio.

Responder emails NO hará crecer tu negocio. No es una estrategia de venta, no es un contrato con un nuevo cliente. Es una tarea de mantenimiento que perfectamente puede hacer otra persona. Tú no necesitas responder emails.

Como quiero que el email deje de ser una carga pesada para ti y tu negocio, voy a compartir contigo qué estrategias puedes implementar para recuperar el control sobre tu Inbox y cuál es el sistema paso a paso para gestionar tus email en menos tiempo y de forma más organizada.

Así que sin más dilación, ¡vamos a empezar!

Cómo prepararte para recuperar el control sobre tu Inbox

¡Esto es lo que me hubiera encantado saber antes de empezar con mi negocio!

Para recuperar el control sobre tu inbox, es importante que te comprometas a cambiar la forma en la que estás trabajando ahora mismo.

Cambiando tus hábitos de trabajo lograrás:

• Evitar que el email te robe decenas de horas a la semana. 
• Ser capaz de eliminar el caos de tu bandeja de entrada. 

Vamos a ver qué estrategias podemos implementar:

Estrategia #1. Asume que el email NO es tu prioridad

Tendemos a pensar que hacer los emails es algo rápido y fácil. Pero no es así. El email nos consume una cantidad de tiempo y energía desproporcionada.

Además, crea una sensación de urgencia que nos quita el foco de lo verdaderamente importante.

Tu prioridad es trabajar en tus objetivos estratégicos y atender a tus clientes. El resto puede esperar.

Estrategia #2: Cambia tu forma de operar de reactiva a proactiva.

Siempre nos van a seguir llegando emails. Pero eso no quiere decir que los tengas que responder de inmediato.

Además, el email no siempre es la mejor forma de comunicación (hay muchos temas que es mejor tratarlos durante una reunión, o por ejemplo, para comunicarte con tu equipo y clientes, el email puede que no sea el mejor canal)

Si revisas tu Inbox cada vez que te llega una notificación, estás operando en modo apagafuegos (reactivo).

Con esta forma de trabajar no vas a encontrar tiempo para centrarte en tus prioridades. Así que te aconsejo que empieces a trabajar de forma proactiva.

¿Cómo podemos trabajar de forma proactiva? Pues implementando nuevos hábitos de trabajo.

Hábito #1. Planifica tu día

Lo primero que haces en el día NO puede ser mirar tus emails. 

Si a primera hora de la mañana te sientes más despierto, con tu cerebro al 100%, aprovecha y dedica esas horas a trabajar en tus objetivos. 

No desperdicies ese tiempo en responder emails. Para responder emails no necesitas que tu cerebro esté al 100%. 

• Reserva una hora al día para procesar la bandeja de entrada y responder emails.
• Puedes dividirla en dos bloques de 30 min
• Importante: No abras el email fuera de estos bloques de tiempo
• Apaga las notificaciones del móvil

Hábito #2. Evita utilizar tu Inbox como gestor de tareas

Otra de las claves para mantener el control sobre tu inbox es evitar utilizarlo como gestor de tareas. 

¿Por qué? 

• Porque el email no está diseñado para gestionar tareas, es un canal de comunicación. 
• Porque es difícil saber cuál es la tarea que hay que hacer sin abrir el email. (los títulos no suelen ser muy descriptivos).
• Porque no puedes puedes poner fechas de vencimiento.
• Te recomiendo que utilices un gestor de tareas digital como Asana, Trello o Meister Task (o incluso una agenda de papel).

El sistema para dominar tu Inbox de una vez por todas

Ahora que ya conoces los hábitos y estrategias que te permitirán eliminar el caos de tu Inbox y trabajar de forma proactiva, voy a compartir contigo el sistema de trabajo que te permitirá gestionar tu Inbox eficientemente, mantenerlo ordenado y saber siempre cual es el estado de cada email.

Este sistema está inspirado en la metodología Getting Things Done® de David Allen, un gran referente en el mundo de la productividad y gestión de proyectos, así que tal vez algunos conceptos te resulten familiares. También me ayudó mucho el método Inbox Zero de Merlin Mann y varios libros sobre gestión de negocio que he ido leyendo a lo largo de los años.

Un apunte importante antes de comenzar:

¿Por qué es importante crear sistemas de trabajo?

Cuando seguimos un sistema, un paso a paso, una forma predeterminada de hacer las cosas, estamos trabajando con estructura y de forma ordenada. Y esto nos beneficia porque somos más eficientes, hacemos más en menos tiempo. 

Además nos permite ahorrar tiempo y energía pues ya sabemos lo que tenemos que hacer, no tenemos que inventar, simplemente seguimos el sistema y conseguimos los resultados que nos hemos propuesto.

Si tú también crees en el poder de trabajar con sistemas, descárgate la guía gratuita:

Cómo sistematizar tu negocio en 5 pasos para dejar de ser el cuello de botella y seguir creciendo

Yo utilizo Gmail para gestionar mis emails. Si utilizas otra plataforma, no te preocupes, también podrás aplicar el método.

Las dos claves principales para implementar este sistema con éxito:

1. Cuando abras un email, decide inmediatamente qué acción vas a tomar (no lo dejes como leído sin haber tomado acción). Más abajo te cuento qué tipos de acciones puedes tomar.
2. Si recibes un email que puedes responder en menos de 2 min, responde en ese mismo momento. 

Estas tácticas de productividad no son nuevas, pero a menudo las olvidamos. Lo bueno es que las puedes aplicar en otras tareas de tu negocio, ¡así que toma nota!

Los 5 tipos de acciones que puedes aplicar a un email:

• Responder – Si te lleva menos de 2 min, responde el email. Te cuesta el mismo tiempo posponerlo para más tarde que hacerlo en el momento.
• Posponer – Si vas a tardar más de 2 min en resolver ese email y tú eres la persona indicada para hacerlo, agenda una tarea para hacerlo en otro momento.
• Delegar – Si otra persona puede hacerlo, delégalo.
• Esperar – Cuando necesitamos información de otra persona para poder responder.
• Eliminar – Cuando el email no sirve para nada y no necesita de ninguna acción por tu parte.

Etiquetas

Para implementar el sistema vamos a crear las siguientes etiquetas (o carpetas):

Etiqueta TO DO

• Aquí vamos a guardar los emails que no podemos responder en menos de dos minutos. 
• Agendaremos estos emails como tareas en nuestro gestor de tareas o agenda y le pondremos una fecha de vencimiento.
• Ejemplos: 
  • Alguien te pide tu opinión sobre un tema (tienes que pensar y te va a llevar más de 2 min)
  • Tu copywriter te ha enviado los textos de tu nueva web para que los revises (te va a llevar al menos un par de horas revisar los textos y preparar el feedback)

Etiqueta ESPERANDO:

• Para emails que contienen tareas que hemos delegado o que aún no podemos responder porque necesitamos información de otra persona. 
• Ejemplos: 
  • Necesitas que tu asistente te prepare un informe (hasta que no te llegue el informe no puedes responder)
  • Tienes una duda sobre el email y le preguntas a tu compañero (mientras que te responde, dejas el email aquí)

Etiqueta REVISAR:

• Para emails que no necesitan respuesta pero quieres conservar la información. 
• Aquí puedes filtrar las facturas, informes, correos en los que estás en CC pero con los que no tienes que hacer nada… emails con información útil o de inspiración. 
• Los viernes por la tarde, reserva un momento para extraer la información de estos emails y guardarla.

El proceso paso a paso para gestionar tu bandeja de entrada en la mitad de tiempo

Paso #1. Abre un email y léelo por encima para entender cuál es el contenido del email en general. No hace falta entrar mucho en detalle.

Paso #2. Pregúntate lo siguiente: ¿Es un email que necesita respuesta? 

Opción 1 – SI, necesita respuesta.

¿Puedo responder en menos de 2 min? 

• Sí, es un email rápido → Responde el email y ARCHIVALO.
  • Ten en cuenta que los emails en Gmail no se pierden, los puedes encontrar en la carpeta TODOS (así que ¡pierde el miedo a Archivar!)
  • También los puedes encontrar utilizando el buscador de Gmail que funciona como el de Google.

• No, es un email elaborado → Mover a la carpeta [TO DO]. 
  • Si es una tarea agéndalo en tu gestor de proyectos.
  • Si necesitas feedback de otra persona para continuar con el email, o lo has delegado, déjalo en [ESPERANDO] 
  • Cuando los respondas, ARCHIVALO. 

Opción 2 – NO, no necesita respuesta.

• Si hay algo de información útil, mover a [REVISAR]
  • Como hemos visto antes, estos emails los vas a procesar una vez a la semana (viernes).
• Si no hay información de utilidad, eliminar el email.

Cómo automatizar recordatorios:

Para automatizar el seguimiento de emails yo recomiendo utilizar una herramienta super útil: Boomerang

Es muy buena para dar seguimiento a emails, por ejemplo cuando envías una propuesta a un prospecto o para recordar que debes escribir a un contacto dentro de un par de semanas.

¿Cómo funciona? Muy fácil. Programas el recordatorio y Boomerang te devuelve el email a tu Inbox en la fecha y hora elegida.

Si quieres saber más sobre automatización de tareas, no te pierdas este post:

3 tareas que deberías automatizar en tu negocio digital

Como ves, trabajar siguiendo un sistema nos ayuda a recuperar la paz mental sabiendo que lo tenemos todo bajo control.

Si tu Inbox es un caos te animo a que implementes este sistema con las etiquetas sugeridas u otras similares que identifiques tú como necesarias. (eso sí, no te recomiendo crear demasiadas porque sino corres el riesgo de que no sepas dónde has puesto los emails).

¿Sigues algún tipo de sistema para gestionar tu Inbox o vas improvisando conforme llegan los emails? ¡Déjame un comentario!

Hasta pronto,

Laura.